Ohjeet piispantarkastusta varten

Ohjeita piispantarkastusta varten

1.1.2010 alkaen

1. Piispantarkastuksen perusta ja tarkoitus

Piispantarkastus on vanha käytäntö. Sen avulla piispa on pitänyt yhteyttä hiippakuntansa seurakuntiin ja huolehtinut hiippakunnan yhtenäisyydestä. Piispantarkastus toimii edelleen samassa tarkoituksessa, vaikka historiallinen tilanne on muuttunut.
Piispantarkastuksesta on säädetty kirkkojärjestyksessä (KJ 18: 4-8 §). Sen mukaan piispan tulee säännöllisin väliajoin toimittaa tarkastuksia hiippakuntansa seurakunnissa. Aloitteen tarkastuksen toimittamiseksi tekee piispa. Hän määrää tarkastuksen ajan, laajuuden ja ohjelman neuvoteltuaan seurakunnan kirkkoherran kanssa. Tarkastus voidaan pitää myös seurakunnan toimielimen, viranhaltijan tai luottamushenkilön toiminnan osalta erikseen. Piispa voi määrätä tarkastuksen suorittajaksi myös tuomiorovastin, pappisasessorin tai lääninrovastin. Seurakuntayhtymän piispantarkastuksessa noudatetaan soveltuvin osin seurakunnan piispantarkastuksen käytäntöjä ja määräyksiä.

Piispantarkastus on piispan vierailu seurakunnassa. Se antaa seurakunnalle mahdollisuuden yhdessä piispan ja tarkastuksessa avustavien kanssa arvioida seurakunnan tilannetta, haasteita, vahvuuksia ja kehittämistarpeita. Piispantarkastuksen painopiste on neuvottelussa, keskustelussa ja konsultoinnissa. Niissä tarkastellaan seurakunnan hallinto- ja toimintaorganisaatiota sekä niitä kysymyksiä, joitten keskellä seurakuntalaiset paikkakunnalla elävät. Erityistä huomiota kiinnitetään seurakunnan henkilöstöön ja yhteistyöverkostoihin paikkakunnalla. Piispantarkastuksen tavoitteena on tukea ja rohkaista seurakuntaa elämään Kristuksen kirkkona paikkakunnalla.
Arkkihiippakunnassa arkkipiispa ja piispa toimittavat piispantarkastuksia kumpikin omalla vastuualueellaan.

Piispantarkastus on työntekijöille virka- tai työtehtävä, josta voi saada vapautuksen vain arkkipiispan/piispan erillisellä luvalla.

2. Piispantarkastukseen valmistautuminen

2.1. Piispantarkastuskertomus

Piispantarkastuksen ajasta sovitaan seurakunnan kanssa hyvissä ajoin, yleensä vähintään puoli vuotta ennen tarkastusta. Ajankohdan selvittyä seurakunnassa tulee mahdollisimman nopeasti ryhtyä valmistelemaan seurakuntakertomusta. Se laaditaan tuomiokapitulin kotisivuilta saataville lomakkeille. Kertomuksen laatiminen edellyttää kaikkien työntekijöiden ja kirkkoneuvoston/seurakuntaneuvoston panosta. Vastuu kertomuksen valmistelusta on kirkkoherralla.
Kertomuksen valmisteluun on syytä paneutua huolellisesti. Se on jo osa tarkastuskokonaisuutta. Kertomuksen laatiminen antaa seurakunnan vastuunkantajille mahdollisuuden arvioida seurakunnan tilannetta eri näkökulmista. Se antaa tarkastajille informaatiota seurakunnasta ja niistä kysymyksistä, joita kirkkoherra, kirkkoneuvosto ja työntekijät toivovat piispantarkastuksessa käsiteltävän.
Kertomus toimitetaan tuomiokapituliin viimeistään neljä viikkoa ennen varsinaisia tarkastuspäiviä viitenä kappaleena. Kertomuksen mukana toimitetaan toimintakertomus ja tilinpäätös kahdelta edelliseltä vuodelta, viimeksi valmistuneet toiminnan ja talouden suunnitelma ja talousarvio sekä paikkakunnan kartta, johon on merkitty seurakunnan toimipisteet. Soveltuvin osin voi hyödyntää sähköistä asiointia. Tuomiokapitulista asiakirjat toimitetaan tarkastajille.

2.2. Kirkkoherran ja tarkastusta toimittavan piispan tapaaminen

Piispantarkastuksen sisällön suunnittelu tapahtuu tarkastusta toimittavan piispan ja kirkkoherran yhteistyönä. Välittömästi sen jälkeen, kun piispantarkastuksen ajankohta on sovittu, kirkkoherra ottaa yhteyttä tarkastuksen toimittavan piispan kansliaan (arkkipiispa: kirjeenvaihtajasihteeri Mirja Tissari, p. 02-2797031; piispa: piispan sihteeri Arja Pihl, p. 02-2797033) sopiakseen tapaamisesta asianomaisen piispan kanssa.
Tapaamisen yhteydessä on mahdollista keskustella seurakunnan kysymyksistä ja kirkkoherran näköaloista seurakunnan johtamiseen. Siinä myös hahmotellaan tulevan tarkastuksen sisältöä ja ohjelmaa.

2.3. Ohjelman valmistelu

Kunkin piispantarkastuksen ohjelma varsinaisten tarkastuspäivien osalta laaditaan erikseen vastaamaan seurakunnan sen hetkisiä tarpeita. Se tapahtuu tarkastusta toimittavan piispan kanssa neuvotellen. Lopullisen ohjelman päättää piispa.
Seurakunnassa ohjelman suunnittelu ja yksityiskohtien hiominen tapahtuvat kirkkoherran johdolla. Suunnittelussa on tarpeen kuulla henkilöstöä. Luonnosehdotus on myös käsiteltävä kirkkoneuvostossa/seurakuntaneuvostossa.
Ohjelman pääosan muodostavat neuvottelut. Kuhunkin tarkastukseen sisältyvät neuvottelut henkilöstön kanssa, luottamushenkilöiden kanssa seurakunnan hallinnosta ja taloudesta sekä neuvottelu seurakunnan elämästä luottamushenkilöiden, työntekijöiden ja yhteistyötahojen kanssa. Niin ikään lähes poikkeuksetta tarkastusohjelma käsittää tapaamisen kunnan tai kaupungin johdon kanssa, perehtymisen lasten ja nuorten kysymyksiin ja diakoniatyön haasteisiin paikkakunnalla. Seurakunnan näkökulmasta keskeisten tiedotusvälineiden edustajien tapaaminen ja tutustuminen työelämän kysymyksiin paikkakunnalla tulevat tavallisesti kyseeseen.
Piispantarkastus päättyy sunnuntaina piispan toimittamaan messuun. Välittömästi sen päätyttyä on kirkossa yleinen piispantarkastus, jossa kerrotaan seurakuntalaisille piispantarkastuksen aikana tehdyistä havainnoista. Siinä yhteydessä seurakuntalaisilla on mahdollisuus tuoda esiin seurakuntaa koskevia asioita ja keskustella niistä tarkastajien kanssa.

Ohjelman tulee olla valmis n. 1,5 kuukautta ennen varsinaisia tarkastuspäiviä. Kun piispantarkastuksen toimittava piispa on hyväksynyt lopullisen ohjelman, tuomiokapitulissa laaditaan sen pohjalta kuulutus, joka on pantava julki seurakunnan ilmoitustaululle vähintään seitsemän päivän ajaksi ennen tarkastuksen alkamista (KJ 23:2§,1 mom.). Ennen piispantarkastusta kuulutus voidaan kuuluttaa seurakunnan päiväjumalanpalveluksessa, jossa luetaan rukous piispantarkastuksen puolesta.
Tarkastajia, tarkastukseen osallistuvia ja sen eri ohjelmakohdista vastaavia varten on hyvä laatia lisäksi yksityiskohtainen ohjelma, josta käy ilmi esimerkiksi, kuka toimii kunkin tilaisuude nvastaavana, kuka kulloinkin puhuu tai esiintyy ja ketkä ovat ottamassa vieraita vastaan eri vierailukohteissa.

3. Työntekijäneuvottelu

Piispantarkastus sisältää varsinaisten tarkastuspäivien lisäksi muita vierailuja seurakunnassa. Edeltä käsin käydään erillinen neuvottelu seurakunnan henkilöstön kanssa. Siitä vastaavat hiippakuntadekaani ja hiippakuntasihteerit keskinäisen työnjakonsa mukaisesti. He sopivat erikseen työntekijäneuvottelun ajankohdasta, joka on tavallisesti noin kuukausi ennen varsinaisia tarkastuspäiviä.
Neuvottelun tarkoituksena n kuulla seurakunnan henkilöstöä ja keskustella työyhteisön kysymyksistä ja seurakunnan työilmapiiristä sekä työssä edessä olevista haasteista. Sen yhteydessä henkilöstöllä on mahdollisuus nostaa esiin kysymyksiä, joita toivovat käsiteltävän myös piispan johdolla.
Neuvotteluun kutsutaan pääsääntöisesti kaikki seurakunnan työntekijät joko yhdessä tai jakaantuneena eri ryhmiin. Siihen osallistuminen on työntekijöille työtehtävä.

Työntekijäneuvottelusta laaditaan kirjallinen muistio tarkastuksen toimittavalle piispalle sekä pappisasessorille ja lääninrovastille. Sitä ei liitetä piispantarkastuspöytäkirjaan. Sen tehtävä on antaa tarkastuksen toimittajille informaatiota seurakunnan tilanteesta työntekijöiden näkökulmasta.

4. Hallinnon ja talouden tarkastus

Hallinnon ja talouden tarkastuksesta vastaa pappisasessori. Hänen kanssaan sitä toimittamassa voi olla myös lääninrovasti ja lakimiesasessori. Sen yhteydessä tarkastetaan kirkkoherranvirasto, arkisto, talous- ja henkilöstöhallinto sekä kiinteistöt ja hautausmaat. Luonteeltaan tarkastus on konsultatiivinen katselmus siitä, miten seurakunnan hallinto, resurssit ja organisaatiorakenne palvelevat seurakunnan tehtävää ja millaisia kehittämis- tai korjaamistarpeita niihin sisältyy. Samalla käsitellään seurakunnan toiminnan ja talouden suunnittelua ja tulevaisuuden näkymiä.
Kuten toimintaneuvottelu myös hallinnon ja talouden tarkastus toimitetaan ennen varsinaisia piispantarkastuspäiviä. Ajankohdan ilmoittaa siitä vastaava asessori.
Tarkastuksesta laaditaan kertomus, jossa arvioidaan tästä näkökulmasta seurakunnan vahvuuksia ja kehittämisalueita. Kertomus liitetään piispantarkastuksen johdosta seurakunnalle annettavaan lausuntoon.

5. Tiedottaminen

Piispantarkastuksen tiedottamisesta vastaa kirkkoherra (seurakuntayhtymässä yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja). Hän huolehtii siitä joko itse tai antaa sen seurakunnan tiedotuksesta vastaavan tehtäväksi.
Olennaista on, että seurakuntalaiset saavat piispantarkastuksesta, sen ajankohdasta ja ohjelmasta tietoa edeltä käsin myös tiedotusvälineiden kautta. On myös tärkeää, että tarkastuksen kulusta ja sen yhteydessä esiin nousseista kysymyksistä tulee julkisuuteen totuudenmukainen kuva.
Piispantarkastuksesta ja sen ohjelmasta on hyvä olla etukäteen yhteydessä paikkakunnan tiedotusvälineisiin. Tarkastuksen toimittavan piispan kanssa sovitaan siitä, mitkä osat ohjelmasta ovat suljettuja ja mitkä avoimia tiedotusvälineille. Avoimiin tilaisuuksia tiedotusvälineiden edustajat voidaan erikseen kutsua, jolloin voidaan sopia myös mahdollisista haastatteluista.
Piispantarkastuksen ohjelmaan on mahdollista sijoittaa erillinen tapaaminen paikkakunnalla merkittävien tiedotusvälineitten edustajien kanssa. Tämän tehtävänä on vahvistaa seurakunnan ja median yhteyksiä, ei toimia varsinaisena tiedotustilaisuutena.
Tarkastuksen aikana tiedottamisesta ja tiedotusvälineiden edustajista huolehtii sitä varten nimetty henkilö. Hänen nimensä ja puhelinnumeronsa on syytä ilmoittaa tiedotusvälineille.

6. Pöytäkirja, lausunto ja seurakunnan jälkitoimet

Tarkastuksen toimittava piispa kutsuu tarkastusnotaarin. Notaarin tehtävänä on laatia tarkastuksesta dokumentoiva pöytäkirja, josta käyvät ilmi tarkastuspäivien tapahtumat, osanottajat ja tarkastuksen kulku.
Tarkastuksen jälkeen tarkastuksen toimittajat laativat tarkastuksen johdosta lausunnon seurakunnalle. Siinä annetaan palautetta, arvioidaan seurakunnan vahvuuksia, kehittämisalueita ja edessä olevia haasteita. Lausunnon allekirjoittaa tarkastuksen toimittanut piispa.
Lausunto toimitetaan n. kuukauden kuluessa tarkastuksesta seurakuntaan. Kirkkoneuvoston on ryhdyttävä niihin toimenpiteisiin, joihin piispantarkastus antaa aihetta (KJ 18:7§). Kirkkoneuvoston on annettava vuoden kuluttua lausunnon saamisesta tuomiokapitulille selvitys siitä, mihin toimenpiteisiin seurakunnassa on ryhdytty tarkastuksen palautteen johdosta.
Tarkastajat voivat tarvittaessa päättää myös muusta tarkastuksen jälkeisestä yhteydenpidosta seurakuntaan.

7. Muuta huomioitavaa

• Kirkkoherra vastaa tarkastuksen yleisjärjestelyistä. Neuvotteluissa tarkastuksen toimittava piispa johtaa puhetta.
• Yhdessä tarkastusnotaarin kanssa kirkkoherra huolehtii siitä, että pysytään aikataulussa.
• Piispantarkastuksessa papit ovat arkipäivinä pukeutuneina papin virkapukuun ja sunnuntaisin papin juhlapukuun.
• Piispantarkastuksen aikana seurakunnan/seurakuntayhtymän toimitiloissa ja vierailuohjelman muissa kohteissa on vanhastaan liputettu.

8. Kertomus lääninrovastin tehtävistä ja rovastikunnasta

Mikäli piispantarkastus toimitetaan seurakunnassa, jonka kirkkoherra on rovastikunnan lääninrovasti, on hänen toimitettava seurakuntakertomuksen ja muiden asiakirjojen mukana arkkipiispalle/piispalle lyhyt kertomus suorittamistaan tehtävistä ja rovastikunnastaan (ks. KJ 19:8-10!) arkkipiispan/piispan antamien ohjeiden mukaan. Kertomus liitetään tarkastuspöytäkirjaan.