Sähköinen asiointi

Sähköinen asiointi

Sähköinen asiointi

Turun arkkihiippakunnan tuomiokapituli on ottanut käyttöön sähköisen asioinnin 15.10.2006 lähtien.

Asiakirjoja voi toimittaa tuomiokapituliin tuomalla ne aukioloaikoina virastoon tai lähettämällä ne postitse, sähköpostitse tai telefaksina. Turun arkkihiippakunnan tuomiokapitulin sähköpostiosoite on turku.tuomiokapituli@evl.fi. Sähköposti tarkistetaan päivittäin viraston aukioloaikoina.

Asiakirjojen lähettäminen tuomiokapituliin on lähettäjän vastuulla. Sähköisen asioinnin osoitteeseen lähetetyistä viesteistä vastataan automaattisesti lähettäjälle. Muulla tavoin saapuneista asiakirjoista ilmoitetaan erikseen pyydettäessä. Asiakirjojen kirjaamiseen liittyviä asioita voi tiedustella tuomiokapitulista viraston aukioloaikoina.

Sähköinen allekirjoitus

Viranomaiselle saapunutta sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä viranomaisella ole syytä epäillä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä. (Laki sähköisestä asioinnista 3.luku 9 §).

Niissä tapauksissa, joissa vaaditaan allekirjoitettua asiakirjaa, allekirjoitusvaatimuksen täyttää Lain sähköisestä asioinnista 18. luvussa tarkoitettu sähköinen allekirjoitus. Tuomiokapituli pystyy todentamaan sähköisen allekirjoituksen ainakin Väestörekisterikeskuksen myöntämällä kansalaisvarmenteella allekirjoitetuista viesteistä. Lisätietoja sähköisestä asioinnista.

Hallintoasian voi aina laittaa vireille ilman allekirjoitusta. Viranhaussa edellytetään, että sähköpostilla lähetettyä hakemusta täydennetään allekirjoitetulla hakemuksella.

Tuomiokapituli edellyttää asiakirjan allekirjoittamista, mikäli asian käsittely vaikuttaa henkilön oikeuksia vähentävästi. Tällaisia ovat esim. virkavapaudet ja eroanomukset. Allekirjoitusta ei vaadita tavanomaisiin anomuksiin tai pyyntöihin. Mikäli asian laatu tai asiakirjan eheys vaatii allekirjoitusta, on asiakirja myöhemmin täydennettävä allekirjoituksella. Tällöin tuomiokapituli pyytää erikseen asiakirjan täydentämistä. Telekopiona lähetettyä asiakirjaa pidetään aina allekirjoittamattomana.

Sähköisten viestien tietoturva

Asiakirjojen lähettäminen tuomiokapituliin salatussa muodossa ei ole toistaiseksi mahdollista. Tästä syystä salaista tai salassa pidettävää tietoa sisältäviä asiakirjoja ei tule toimittaa tuomiokapituliin sähköpostilla.

Asiakirjan muoto

Asiakirjat voi lähettää tuomiokapituliin joko kirjoitettuna sähköpostiviestinä tai sähköpostin liitetiedostoina. Tuomiokapitulissa pystytään avaamaan ainakin seuraavat tiedostomuodot:

·Microsoft Office –asiakirjat (2003 tai vanhemmat) .doc, .xls
·RTF-tiedostomuoto .rtf
·Adobe Acrobat .pdf
·Corel Word Perfect .wpd

Muiden tiedostomuotojen tapauksessa on syytä ottaa yhteyttä tuomiokapituliin ennen asiakirjan lähettämistä. Mikäli liitettä ei saada avattua, lähettäjään otetaan yhteyttä.

Päätösten tiedoksianto

Turun arkkihiippakunnan tuomiokapituli ei anna päätöksiä tiedoksi sähköisessä muodossa.